TO DO LIST: Maldição ou Bênção da Humanidade?

Por em abril 9, 2014 - Visualizado 2132 Vezes

Faz quase um ano que publicamos a dica como organizar o seu To Do List. Mas, essa prática de manter uma lista de tarefas é uma maldição ou uma bênção para a humanidade?

Todo mundo que eu conheço, antigos amigos de colégio, contemporâneos dos tempos de faculdade e até hoje em dia no trabalho, mantém alguma lista de coisas a fazer (To Do List). E por que não? Eu particularmente acho extremamente difícil passar o dia sem escrever as coisas que quero ou preciso concluir. Entretanto, nos últimos anos, lidar com uma variedade sempre crescente de itens que colocamos em nossa lista de coisas a fazer está um fardo muito pesado de carregar.

Trocando experiências, constato que as pessoas sempre dizem que têm mais em seu “prato” para cuidar do que antes. Tanto pessoal como profissionalmente, parece que todo mundo tem sempre muita coisa para fazer. Como isso veio a acontecer? Será que nós de repente nos tornamos gerentes de tempo medíocres? Em apenas uma única geração a nossa sensibilidade nos deixou? Será que a nossa capacidade de fazer as coisas evaporou?

Na verdade, o gerente profissional de hoje realiza muito mais do que há poucos anos atrás. Todos os dispositivos tecnológicos que adotamos nos últimos anos tornaram-nos mais produtivos do que em anos anteriores.

Mas, com o que somos produtivos? Todos nós somos mais inclinados a entrar em sites e canais de notícias para acompanhar o que está acontecendo no mundo. Todos nós temos muitos emails para ler, mensagens de texto e mensagens instantâneas também em grande quantidade. Temos a oportunidade de nos tornar mais bem informados sobre o que os nossos clientes estão procurando. Temos inúmeras oportunidades para explorar o que a concorrência está fazendo, com a habilidade de reunir muita informação, diferente do que as gerações anteriores poderiam ter até mesmo entendido. E é aí que está a questão.

 

Quando as expectativas de aumentam

Temos tanta capacidade de coletar informações, examiná-las minuciosamente, atuar sobre elas e tantos instrumentos tecnológicos à nossa disposição, que as nossas expectativas sobre o que podemos fazer e devemos fazer em um dia automaticamente aumentam para encontrar as nossas capacidades recém descobertas. Na evolução de carreira da nossa geração de profissionais, a qualquer momento sentimos como se nunca cuidaremos de tudo que precisamos ou queremos fazer. Assim, acontece o fenômeno da crescente lista de tarefas.

Mas, quais são os antídotos imediatos para isto? Não existe uma resposta única e objetiva. Entretanto, precisamos ser mais vigilantes do que nunca com o que colocamos na nossa lista de atividades. Reunir os recursos que nos permitam sermos mais eficazes, na execução de projetos com atividades que tomamos tempo para identificá-las como que valem a pena realizar. Manter um pensamento contínuo que nunca haverá tempo suficiente para fazer tudo o que queremos fazer, daí selecionar um punhado de coisas que, definitivamente, vão compor nossas listas.

Enquanto a lista de atividades pode ser vista como uma maldição da humanidade, também pode ser considerada uma bênção. Duvida? Tente uma experiência simples: Prossiga um dia inteiro sem qualquer tipo de lista de coisas para fazer na sua frente. Não na tela, não impressa, não em um post-it, em nenhum lugar. Se você for capaz de terminar um único dia sem ver uma lista de atividades de qualquer espécie, tente mais um dia. Se você for capaz de fazer isso durante dois dias, parabéns, pois você tem uma capacidade que excede o restante da população.

Listas de tarefas nos dão um senso de direção, não importa como elas são construídas; eles são algo que nos dá um pouco de orientação. Então, da próxima vez que você estiver reclamando da sua situação por causa de tudo o que requer seu tempo e atenção, tudo o que precisa ser feito, lembre-se: sem listas de tarefas, seria muito mais difícil.

 

Todo cuidado é pouco – não se iluda

Por um lado, as listas são ferramentas de produtividade verdadeiramente úteis, mas por outro lado, se não tivermos o cuidado devido, elas desperdiçam nosso tempo como ferramentas procrastinação!

Observe que a ação de fazer uma lista não conta como trabalho. Não engane a si próprio. Quando você tem uma carga de trabalho imensa e não sabe por onde começar, fazer uma lista é acertadamente um bom começo. Porém ao terminar a lista, não se sinta orgulhoso como se tivesse conseguido algo. Na realidade, a razão pela qual você fez a lista – a esmagadora pilha de trabalho – não se moveu nem um pouco, provavelmente ela cresceu mais ainda!

Preparar a lista de atividades é como programar o GPS do carro para um endereço que você desconhece. As orientações do GPS são as atividades de sua lista, que você segue, passo a passo para chegar ao seu destino final (o objetivo é concluir a lista). Atente que colocar as coordenadas no GPS não significa que você colocou suas chaves na ignição!

 

O erro fatal

Normalmente as pessoas costumam dar prioridade a tarefas em uma lista com base na sua importância. Mas, o que acontece na verdade é que a maioria das tarefas acaba tendo prioridade alta. Acaba virando um quebra-cabeça… Imagine a sua rota de viagem e o GPS dizendo que você precisa estar em dois ou três lugares ao mesmo tempo.

Tal como acontece com todas as listas de afazeres, provavelmente você chegaria ao fim do dia e algumas coisas de prioridade alta seriam deixadas por fazer. Isto acaba indicando que esse tipo de sistema de classificação por prioridade é inútil. Como algo de prioridade alta pode não ser realizado?

 

Toda lista já tem sua própria prioridade

Geralmente você escreve uma lista em ordem, por isso faz sentido que você a escreva em ordem de prioridade. Só pode existir uma “top tarefa prioritária” em sua lista. Quando ela é concluída, você a retira (ou marca) e passa para o segundo maior item de prioridade. Se você trabalhar com uma lista assim, você tem certeza que vai terminar todas as suas tarefas de prioridade mais altas deste dia. Tudo o que não for acabado terá menor prioridade e você pode começar novamente na lista do dia seguinte.

O poder da produtividade está na priorização. Você tem que descobrir onde precisa chegar primeiro – então faça isso. Fazer e seguir uma lista permite que você saiba exatamente para onde está indo.

Abaixo, algumas ferramentas que podem auxiliá-lo na preparação do seu “To Do List”

Você achou esta informação valiosa? Por favor, deixe um comentário.

Um Comentário

  1. Ana Karla

    11 de outubro de 2014 at 5:27 pm

    Achei muito interessante este artigo, pois me fez pensar no porque tenho a sensação de improdutividade o dia inteiro, são raros os dias que consigo zerar a minha lista.

    Tenho uma grande dificuldade em definir prioridades, e isso tem me custado muito caro, pois hoje saber o que fazer e quando fazer é essencial para não sermos engolidos pelo tempo.

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