Por que você precisa criar dependências entre tarefas?

Por em abril 22, 2015 - Visualizado 1340 Vezes

Realizar o trabalho correto no prazo estimado é essencial se você quiser entregar o seu projeto com sucesso. Mas, o que você precisa saber para sequenciar as suas tarefas de projeto da melhor maneira?

Por que você precisa criar dependências entre tarefas

As dependências entre tarefas são as conexões entre as atividades de projeto. Elas lhe dizem em que ordem você deve executar o trabalho. Tudo começa com a identificação das tarefas que compõem o seu projeto.

Defina as Tarefas de Projeto

Primeiro, assegure-se de que você tem uma lista completa com as tarefas de projeto. Você deve incluir tudo que tem de fazer para concluir o projeto. Elabore a lista em conjunto com a sua equipe porque muitas dependências recaem justamente durante a delegação de uma tarefa a outra equipe.

Defina as Dependências Internas

Examine a sua lista de tarefas de projeto completa e trabalhe onde estão as conexões naturais entre as atividades. Essas são dependências internas que ocorrem dentro do próprio ambiente do projeto. Por exemplo, a demonstração do seu produto a um grupo de usuários é dependente de ter concluído o protótipo.

Muitos projetos têm elementos que a equipe interna não conseguirá entregar sozinha, e fornecedores terceirizados são contratados para concluir uma determinada tarefa. Por exemplo, transporte de equipamento de um local para outro ou construção de uma parte do software. Observe também essas dependências, uma vez que todas causam algum impacto na sua equipe de projeto.

Defina Dependências Externas

Agora pense nas conexões que o seu projeto tem com o mundo fora da sua equipe. Poderia ser afetado por outros projetos ou outras iniciativas que estão em andamento na organização? Por exemplo:

  • Outro projeto tem de terminar antes que uma tarefa no seu projeto possa começar
  • Um recurso que trabalha em outra iniciativa tem de estar disponível antes que uma tarefa no seu projeto possa começar
  • Dois projetos precisam da mesma tarefa realizada, portanto um recurso vai fazer a atividade para ambos os projetos ao mesmo tempo.

Essas são dependências externas e os gerentes de projeto tendem a ter menos controle sobre elas.

Escolha os Tipos de Dependência

Temos quatro tipos de dependências de tarefa, apresentadas a seguir nos termos originais em Inglês, sem tradução para o Português:

  • Start to Start: ambas as tarefas começam ao mesmo tempo.
  • Finish to Finish: ambas as tarefas terminam ao mesmo tempo.
  • Finish to Start: Uma tarefa termina antes de outra tarefa começar. Este é o tipo mais comum de dependência e cria tarefas sequenciais.
  • Start to Finish: Uma tarefa começa antes do término de outra tarefa. Este é o tipo menos comum.

Escolha o tipo de dependência correto para a conexão que você quer criar entre as suas tarefas. Em 90 % das situações a dependência “Finish to Start” será o mais indicado, mas pense em como você poderia usar todos esses tipos produtivamente. Execução de tarefas em paralelo com a dependência “Start to Start” vai economizar bastante tempo de forma geral.

Atualize seu Cronograma

Coloque a informação sobre as dependências corretamente no seu cronograma de projeto. Quando você atualizar o seu cronograma no seu software de gerenciamento de projetos com dados de dependência você notará que a data de término do projeto será modificada. O software automaticamente calcula o impacto de conectar as tarefas no plano e identifica o prazo mais rápido que você poderá concluir o projeto.

Monitore as Dependências

Quando uma alteração é solicitada, você provavelmente acrescentará tarefas adicionais ou removerá o trabalho para satisfazer as novas condições. Isto tem um impacto no seu cronograma, portanto você terá de controlar o progresso do seu projeto e as dependências entre tarefas com o andamento do projeto.

Quando você fizer modificações nas tarefas, revise as ligações entre elas, acrescentando novas conexões e eliminando aquelas que você não precisa mais. A sua ferramenta de gerenciamento de projetos automaticamente levará isto em conta e recalculará o cronograma. Isto economiza muito do seu tempo e lhe permite comunicar o impacto daquelas modificações com os stakeholders mais rapidamente.

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