Os 10 “Mandamentos” de ITIL

Por em setembro 10, 2014 - Visualizado 1022 Vezes

Por Claudia MARQUESANI

Quando falamos de ITIL®, NÃO existe a obrigação para se implementar os processos exatamente como os livros os descrevem. Um dia, várias empresas e pessoas envolvidas no gerenciamento de serviços de TI resolveram trocar experiências. Algum tempo depois, elas chegaram a um consenso sobre o que eram as melhores práticas de mercado e posteriormente registraram isso em livros que se tornaram a “famosa” biblioteca ITIL®. Porém, alguns erros e gargalos na implementação dos processos são tão óbvios e atrapalham tanto a prática de implantação, que resolvi inovar e criar os 10 “mandamentos” da ITIL® ( mas eles poderiam ser muito mais que 10… escrevam contribuições a respeito nos nossos comentários desse post). São eles:

1. Amarás a ITIL® como a ti mesmo.

Não desista! O gerenciamento de serviços de TI de uma organização e a melhoria dos níveis de maturidade dos processos tende a melhorar com o passar do tempo. Não adianta andar com a biblioteca da ITIL® debaixo do braço, estudar horrores e achar que do dia para a noite todos os “stakeholders” de uma organização vão migrar de uma cultura voltada a produtos para uma cultura voltada a serviços. É um processo lento, algumas vezes solitário e quase sempre árduo. Um processo de “catequização” que levará a mudança de cultura de uma organização. Siga em frente, motive seu time, mostre o valor agregado do gerenciamento de serviços, aposte nos ganhos rápidos e aos poucos essa cultura ganhará mais espaço em sua organização.

2. Não acharás que é TI (tecnologia da informação) quem dita as regras.

Um dos principais objetivos da ITIL® é fazer com que a TI contribua para que a organização atinja seus objetivos de negócio. Por isso, não adianta a área de TI assumir que entende o que é importante para a empresa e tomar as decisões por si mesma. É preciso OUVIR O CLIENTE. É preciso entender quais são os objetivos de negócio. Nenhum conhecimento técnico será suficiente para trazer resultados, se a TI tomar decisões que não auxiliam no atingimento das metas da organização. Provavelmente serão feitos investimentos em recursos e tecnologias desnecessários… Hoje em dia ninguém deseja “queimar” dinheiro, não é mesmo? Pecado mortal esse…

3. Não implementarás gerenciamento de configuração sem um bom processo de gerenciamento de mudanças para auxiliá-lo.

Parece simples, mas não é. É o gerenciamento de Mudanças quem informa ao Banco de Dados de Gerenciamento de Configuração o que e quais serão os itens de configuração alterados durante uma alteração no ambiente de TI. Podemos, portanto, ter o melhor Banco de Dados de Gerenciamento de configurações do mundo, contratar a mais competente consultoria para implementá-lo, para definir o escopo mais adequado e contratar ferramentas perfeitas para mantê-lo – sem um processo adequado de gerenciamento de mudanças, os itens de configuração serão alterados, novos itens serão adicionados na infra e em pouco tempo, pouquíssimo tempo mesmo, o Banco de Dados de Gerenciamento de Configurações estará completamente desatualizado. Se você já começou um projeto de implementação de Gerencia de configurações em sua organização e ainda não tem um processo de mudanças, aconselho a rever o projeto ou tomar muito calmante para explicar para o CIO porque os benefícios que foram vendidos com o processo não estão chegando…

4. Jamais atribuirás o papel do Gestor de Problemas e de Gestor de Incidentes para a mesma pessoa.

Alguns processos têm interesses conflitantes e esse é um exemplo claro! A gerência de incidentes tem o objetivo de restabelecer a operação do serviço o mais rápido possível. A gerência de problemas tem o objetivo de investigar cuidadosamente para identificar a causa raiz de um incidente crítico ou vários incidentes recorrentes, não se preocupando com o tempo, mas com a qualidade da investigação. Imaginem o grande conflito de interesses, quando determinamos a mesma pessoa para ser gerente de incidentes e problemas? Ela priorizará o atendimento de incidentes ou a investigação? Essa nem vou responder, vou deixar para vocês pensarem…

5. Treinarás o pessoal da Central de Serviços periodicamente.

Já foi assunto de inúmeros posts, parece uma situação bem óbvia, mas quase sempre é negligenciado. Não adianta cobrar qualidade de atendimento de uma central de serviços, onde as pessoas responsáveis pelo contato com o usuário não são treinadas. Elas precisam receber, periodicamente , além de treinamento técnico, treinamento comportamental, saber como atender um telefonema, como lidar com o usuário e como responder as questões técnicas. Precisam saber utilizar a base de conhecimento, uma de suas principais ferramentas de trabalho. Sem treinamento, a Central de Serviços é um barco a deriva, esperando um vento mais forte (ou um evento mais crítico) para afundar.

6. Não subestimarás a satisfação dos usuários e dos clientes.

Ouça o cliente e instigue-o a expressar sua opinião a respeito do gerenciamento de serviços de TI. Revise os níveis de serviços atingidos e os não atingidos e atue na melhoria contínua de ambos (sim, também é possível melhorar o que já está bom, se isso for interessante para o negócio). Não deixe tudo parado, como se nada estivesse acontecendo. Não espere seu cliente lhe procurar para manifestar sua insatisfação, pergunte como ele se sente! Existem dois tipos de detectores de satisfação: o termômetro da satisfação do cliente é o gerente de nível de serviço e a voz dos usuários para TI é o Service Desk. Utilize esses meios e atinja os melhores fins!

7. Não acharás que uma certificação será suficiente para implementar os processos na prática.

Na teoria a prática é outra. Já ouviram essa frase? Pois é, essa é a mais fiel realidade quando falamos de gerenciamento de serviços de TI. Resumindo: somente conhecimento teórico, diplomas e certificados, apesar de ajudarem (e muito!), não garantem uma boa implementação. É preciso trocar experiências com pessoas que já vivenciaram uma implantação dos processos, é preciso pesquisar , conhecer o negócio e principalmente ter paciência. É como “andar de bicicleta”. Quanto mais você pratica, melhor fica. Atenção para a palavra: PRÁTICA.

8. Não recusarás o suporte dos outros modelos e frameworks.

As bibliotecas da ITIL® trabalham muito bem com outros frameworks e modelos, como o COBIT , a ISO 20000 e modelos de gestão de projetos. Através deles é possível obter maior controle para as melhores práticas, maior entendimento e maior eficiência e eficácia na operação e entrega de serviços. Pesquise como eles podem interagir. Na Internet existem inúmeros vídeos e publicações a respeito e em nosso site já colocamos alguns posts sobre esse assunto. Só aplicar as melhores práticas da ITIL® é muito bom, suportá-las por outros controles e modelos é melhor ainda!

9. Não acharás que a gerência de disponibilidade serve somente para medir quantas horas um recurso de TI está operando (ou não!).

Princípio 2 da Gerencia de Disponibilidade (retirado do livro versão 2 ITIL® – Entrega de serviços) : “Reconhecer que, mesmo que as coisas deêm errado, ainda assim é possível alcançar o objetivo do negócio e a satisfação do Cliente”. Um servidor caiu. Será que mesmo assim é possível manter a satisfação do cliente? A gerência de disponibilidade garante que sim, porque ela não se preocupa apenas em manter o serviço operando. Quando algo errado acontece, ela também cria condições e pode suportar para que esse serviço seja recuperado mais rapidamente. Que tal “clusterizar” um servidor que suporta um processo crítico para o negócio após um estudo da gerência de disponibilidade?

Outra parte muito interessante dessa gerência é que ela também oferece técnicas interessantíssimas para avaliar qual será a disponibilidade projetada para um novo serviço. Essas técnicas podem ser aplicadas inclusive para aumentar a confiabilidade, disponibilidade e segurança de um serviço que ainda nem entrou em produção, alterando o desenho proposto para melhorá-lo. Sim, esse é um processo muito nobre da nossa biblioteca e muitas vezes esquecido ou subestimado…

10. Não acharás que o Gerenciamento Financeiro é um processo “chato” da biblioteca.

Eu entendo. A maior parte das pessoas que trabalham com TI, não gosta muito de finanças. É um mundo um pouco estranho para quem está acostumado com termos técnicos, sistemas e máquinas. Mas é um “mal” necessário. Aliás, imprescindível. A TI precisa começar a “se vender”. É preciso mostrar porque determinado investimento em TI custa caro muitas vezes, o retorno que aquele investimento trará para o negócio e como esses custos serão controlados. TI precisa profissionalizar-se, ser operada como uma área de negócio e não somente um processo de apoio dentro de uma organização. Entender termos como : Retorno sobre o investimento (ROI) e Custo Total de Propriedade (TCO), não é mais opcional. Afinal, você, diretor de TI, tem idéia de quanto custa para sua organização manter esse notebook que você está utilizando? Pergunte ao processo de gestão financeira. Ele terá a resposta.

Fonte: ITMS na Prática

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