Como não falhar em reuniões

Por em fevereiro 27, 2013 - Visualizado 1699 Vezes

Por Eli Rubel

Tradução e adaptação por Marcelo Barbosa

Ok, legal. Reuniões. Elas parecem bastante simples, certo? É só você reservar a sala, aparecer no café, fazer algumas perguntas inteligentes, e depois partir para a próxima. Boom. Estou ganhando? NÃO. ERRADO. Tente novamente.

Isso era eu há dois anos. E a pior parte? Eu pensei que eu estava esmagando minhas reuniões. Duas por dia, cinco dias por semana, nada mau, certo? ERRADO. Na retrospectiva, eu estava perdido. Nós todos estivemos assim em algum momento, e se este é você agora, não se desespere. É um processo que leva tempo, tentativa e erro, e da vontade de realmente colocar-se fora disso. A minha esperança é que através deste [artigo], vou ser capaz de transmitir algo da “Reunião Judo” que eu adquiri nos últimos dois anos. Abaixo está um índice para uma verdadeira reunião. Domine estes pontos, e você pode muito bem estar a caminho para ser o Sr. Miyagi das reuniões.

Uma advertência final antes das coisas começarem, enquanto alguns deles podem parecer totalmente óbvios, são geralmente as mais óbvias que as pessoas mais negligenciam. Eu vou dar o pontapé inicial com estes:

O óbvio

Não se atrase. Eu não sou sua mãe, nem as outras pessoas que você está encontrando são. Ser nada menos do que pontual ao início de uma reunião é uma maneira segura de dizer a outra pessoa que você simplesmente não se importa. Claro, coisas acontecem: você se envolveu em um acidente de carro, sua dentadura descolou, seu cão tem uma doença rara, seja o que for, você tem e-mail…use-o. E uma mensagem de texto rápida, ‘Ei, eu estou atrasado! Desculpe!’ enviada apenas a três minutos antes do início da reunião não vai salvá-lo.

Faça a sua pesquisa de contexto – conheça quem você vai encontrar. Temos a sorte de viver em um mundo conectado onde LinkedIn, Facebook, Twitter, blogs e até mesmo sites pessoais podem informar o que queremos saber sobre um indivíduo ou uma empresa. De um modo geral, 10 minutos de pesquisa pode preencher todos os espaços em branco do profissional para o pessoal. Você não quer ser o cara que volta de uma reunião apenas para descobrir que a Pessoa X faz parte do conselho da mesma empresa X que você está cortejando como um cliente há meses. Há definitivamente alguns pontos específicos em que você deve tocar para todos com quem você se reune, mas por uma questão de brevidade, vou guardar para mais tarde.

Entenda as suas motivações. A menos que você saiba com o que alguém se preocupa, como você poderia: A) Controlar a conversa? e B) Acrescentar valor para eles? O que eles fazem para se divertir? Para que organizações eles são voluntários? O que marca essa pessoa? Aliás, esta também é uma pergunta super importante para se perguntar quando se está contratando!

Como você os está ajudando? Este deve ser realmente autoexplicativo, mas nos meus primeiros dias cometi este erro o tempo todo. Felizmente, as pessoas que estão dispostas a encontrá-lo bem no início de sua carreira sabem que você é “verde”, e obtém satisfação sendo capazes de ser parte do início de sua carreira, em vez de esperar algo de retorno mais tangível. Mas não confie nesta onda — este artigo não é sobre como flutuar por reuniões, e sim sobre como ser impressionante nelas. Se você fez a sua pesquisa para #2 e #3, então você deve sentir-se muito bem informado para #4.

Líder ou Discípulo? No esquema grande de coisas, quem está ajudando quem? Quem estava mais ‘excitado’ para a reunião. Geralmente isto é óbvio, mas assegure-se que você sabe como fazer as coisas.

O menos óbvio

Já chega! Tudo isso é muito óbvio. OK espertinho, vamos passar para alguns dos tópicos mais sutis que podem realmente afetar o resultado de sua maestria em reuniões.

Tenha uma agenda, com seriedade. Levei um tempo para entender o valor de ter uma agenda, mas após três meses de reuniões improdutivas, não tive dúvida que isto deveria estar na lista. Se você escreve uma agenda, mesmo que ela só tenha três tópicos que você quer falar, você tem mais controle sobre o resultado da reunião. Simplesmente realizando o exercício de 30 segundos de escrever seus objetivos/tópicos a cobrir para a reunião auxiliará muito o seu resultado. Você pode ir tão longe quanto a compartilhar sua agenda com a outra parte. Eu não sou tão radical, a menos que estejamos nos reunindo com nossos investidores, conselheiros ou mentores chave de outra cidade.

Seja educado. Saber quando falar besteira, e o mais importante, quando não falar. Sendo você o líder ou o aluno, todo mundo adora quando você respeita o tempo deles. É incrível quanto tempo as pessoas perdem no início das reuniões com as bobagens usuais. A pior parte é que ambas as partes sabem é apenas para se sentirem confortáveis. Conduza a reunião. Chegue ao ponto. Deixe as bobagens para depois que você bateu seus pontos na ordem do dia, parece mais original dessa forma. Dica: se você é o líder, começando a reunião com um bando de bobagens pode colocar um aluno nervoso à vontade, mas também pode implicar seu controle sobre o processo de alguma forma. Se você é aluno, qualquer bobagem no início, além de simplesmente ser educado, faz você parecer nervoso (a menos que você seja realmente bom no que faz).

Qualidade vs quantidade. (velocidade, eficiência, trazê-lo de volta à agenda). Vou usar outro exemplo para ilustrar este ponto. Uma vez por semana, [meu parceiro] Justin e eu tivemos a sorte de sentar com Chris DeVore para discutir sobre nosso progresso, questionamentos e pensamentos sobre estratégia. Sempre tivemos uma agenda, e nossas reuniões geralmente duravam entre 10-15 minutos no máximo, com algumas tão curtas quanto 5 minutos. Estas reuniões foram consistentemente algumas das mais valiosas conversas que tivemos durante o nosso passeio em Seattle. Respeitamos a tempo do Chris, e em troca, ele sempre acha tempo extra na sua agenda lotada para encontrar conosco.

Saiba quando concordar. Também, saiba quando não. Este parece erro de iniciante. Mas vejo toneladas de pessoas cometê-lo, então vale a pena citar. Só porque você já pensou a mesma ideia que a pessoa com quem você está se reunindo sugere (especialmente se ele é o líder) não significa que você não pode deixá-los pensar que eles vieram com ela para você. Se alguém diz que você deve abordar a empresa X como um cliente e você teve uma reunião na noite anterior, sobre como aterrisar nessa mesma empresa X, caberia responder com algo como ‘Oh, isso é uma ótima ideia!’ Por quê? Dois principais motivos: A) Conexão. Se alguém sente como se o ajudou, ele estará muito mais propenso a se envolver novamente. B) E se eles souberem exatamente o que você precisa para atingir a aterrisagem na empresa X? Se eles sugerirem isso como uma solução, eles estarão mais inclinados a ajudá-lo a tornar isso uma realidade.

Saiba quando comprar. Também, saiba quando não. Quase omiti este porque é subjetivo, mas aqui está a minha crença pessoal. Sempre compre (café/almoço/bebidas) a menos que eles sejam: A) um investidor / fornecedor de serviço, B) Você já comprou para eles mais que uma vez, ou C) Eles explicitamente disseram que quiseram lhe retirar para a reunião.

Tome notas, ou grave a conversação. Se você não fizer isto você é um idiota. O seu cérebro não pode guardar tudo dentro dele. Se você sentiu que ele valeu a pena gastar 10 minutos de preparação, 10 minutos dirigindo, 5 dólares no café, e 30 minutos do seu tempo, é melhor você ser o “ateiro” que escreve as coisas ou grava. Os aprendizados não são sempre aplicáveis no momento que você os ouve. Por que você não vai querer ser capaz de se referir àquela mesma reunião daqui a 2 meses?

Acompanhamento. Não me preocupo se esta foi a melhor reunião da sua vida — ou a pior — Se você não fizer acompanhamento, você acaba de jogar fora 50 % do valor daquela reunião. Se a reunião foi boa, reafirme os passos dos pontos de ação/próximos passos. Se não foi boa, reafirme que você está agradecido pela reunião, e talvez precise tomar o tempo para recuperar. Mantendo um mesmo padrão, ajuda se você escrever o acompanhamento imediatamente depois (se você tiver tempo), e então envie algumas horas depois.

Dicas de reunião – Top Secret

Muito bem, agora preste atenção a estes quando tudo o que foi dito acima parece perfeitamente óbvio e você está pronto para jogar em alguns movimentos avançados.

Contato com os olhos. Seja inteligente o suficiente para isso. Se você olhar, você se importa. Se você olhar, você não se preocupa tanto. Há muito para ler sobre contato de olhar, e como ele pode ser usado tanto propositalmente ou involuntariamente implica o seu nível de engajamento.

Imitar a postura do corpo. Em um nível subconsciente, pessoas são colocadas à vontade, se eles podem ver-se em você. Existem formas óbvias de alcançar este objetivo, como, ‘Hey, eu gosto muito de motocicletas antigas também!’ e então existem maneiras mais sutis de fazer isso por meio de coisas como linguagem corporal. Eles estão inclinando para frente ou longe de você? Olham afastados com frequência? Pernas cruzadas ou debaixo da mesa? Você vai se sentir bobo nas primeiras poucas vezes que você começa a jogar “copy cat”, mas os resultados não mentem.

Ser apaixonado, mas não se preocupar. (Ser objetivo). Você não quer que as pessoas tenham medo de dizer não, ou dizer-lhe que você está fazendo errado, porque elas acham que iriam ferir seus sentimentos. Na verdade, quanto mais rápido você obter o ‘Não,’ melhor. Já há bobagem suficiente rolando. Não incentive mais por ser excessivamente emocional ou ingênuo.

Ferramentas do ofício. Para anotações de reunião pessoal, acho que o Evernote é o mais fácil/mais intuitivo de usar. É impressionante ser capaz de puxar o app no meu iPhone, a busca por um tópico geral e ele traz todos os meus encontros que mencionam esse tópico. Ter um guia de recursos pesquisável de 300 reuniões torna-se bastante útil. Eu odeio fazer digitação/anotações durante as reuniões por isso tendo a gravá-las usando o gravador de voz pré-instalado no meu iPhone e então reviso/digito depois. Para o agendamento, eu descobri recentemente Fantastical (para todos os usuários da Apple), que é um substituto do incrível app de calendário nativo e tem um app iOS impressionante. Se você estiver registrando uma tonelada de reuniões em tempo real, este app vai salvar sua vida. (Disclaimer: este app não vai realmente salvar a vida de ninguém.)

Procure sempre maneiras de dar em retorno. Quando me mudei para Portland, quase um ano e meio atrás eu não conhecia ninguém. Muita gente saiu e levou 30 minutos fora do seu dia para se encontrar com alguém recém-chegado, sabendo muito bem que eu não tinha nada para lhes oferecer em troca. Eles estavam dispostos a me ajudar através de meus primeiros aprendizados, erros e mesmo me apontar na direção das pessoas que, em última análise se tornariam meus amigos íntimos, colegas e co-fundador. Então com isto, uma vez que você coloque tempo suficiente para dar de volta, faça isso. Realize esses encontros aleatórios, faça o tempo, porque sem você, o ecossistema rapidamente vai secar.

Sobre o autor. Eli Rubel é co-fundador e CEO da Glider, uma startup sediada em Portland é um alum de ambas  TechStars e Portland Seed Fund. No caso de você ter uma reunião com ele, você pode segui-lo no Twitter como @eli_rubel ou no seu blog pessoal http://elirubel.wordpress.com/.

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